定型文

よくある場面で使い回せるよう、あらかじめ用意しておく決まった文面のことです。誰が対応しても同じ品質で答えやすくなります。

仕組みと使われ方

問い合わせへの返信、SNSの投稿、お礼や案内のメールなど、くり返し起こる場面ごとに文面をひな形として保存しておきます。使うときは、相手の名前や日付など変わる部分だけを書きかえます。社内の共有フォルダやツールにまとめておくと、誰でも同じ文面を呼び出せます。

メリット

毎回ゼロから書く手間が減り、返信までの時間を短くできます。担当者が変わっても言葉づかいや内容がそろうので、対応のばらつきや書き忘れも防げます。新しく入った人でも、ひな形を見れば仕事の進め方がつかみやすくなります。

導入のポイントと注意点

まずは問い合わせが多い場面や、手間のかかる場面から数個だけ作るのがおすすめです。ただし、そのまま送ると相手に冷たい印象を与えたり、状況に合わなかったりします。相手に合わせて一言そえる習慣をつけ、内容が古くならないよう定期的に見直しましょう。

▼略歴

1970年 東京都世田谷区生まれ。
少年期を豊かな自然に囲まれた栃木県日光市で過ごす。
趣味は山歩きや渓流釣り、そして中学生の頃から始めたパソコンとBASICのプログラミングでした。
部活は陸上部に所属。短距離走や砲丸投げの選手で、度々表彰されていました。
高校からギター部に入ってギターを学び、作詞・作曲をするようになりました。上京後、路上ライブをしたりしていました。

高校・専門学校にて経営・財務の分野を学ぶ。
新卒で建設・不動産業界の経理部に就職し、次の業務を経験。

  • 住宅ローンアドバイザー

パソコン販売専門チェーンにて、次の業務を経験。

  • 複数店舗のマネージャー
  • PCソフトウェアのマーチャンダイザー

家電メーカーグループ企業にて、次の業務を経験。

  • 直営店舗の運営と商品のマーチャンダイザー
  • PCのBTOビジネスや家電ホームネットワークの普及推進
  • デジタル一眼の使い方セミナーの講師
  • WEBマスターとして、ポータルサイト、イントラサイト、楽天などのeコマースサイトの制作・運営
  • 情報セキュリティマネジメント(ISMS)とナレッジマネジメントの推進
  • 銀座のツーリスト向け店舗に勤務

家電量販店にて、次の業務を経験。

  • 六本木の店舗にて店長を経験
  • 店舗開発部での営業支援(新店舗出店時のレイアウト設計や出店準備、VMDの企画・制作など)

ホテル宴会場などの常駐イベント支援やAVシステム事業を行う業界中堅企業にて、インテグレーターとして次の業務を担当。

  • 手術室・血管造影室の画像・映像配信システムの開発・設計とエンジニアリング
  • 医療向けシステムやフェリーの設備を安全にリモートメンテナンスするソリューションの開発・運用
  • メディカル部門のマネージャーを経験

同企業にて、全社の事業推進プロジェクト部門に参画し、次の業務を経験。

  • 室長と共に、ゼロからデジタルマーケティングの仕組みを立ち上げ
  • 会社のリブランディングプロジェクト

SaaS開発・販売企業にて、次の業務を経験。

  • セールスエンジニア

アプリ開発の設計や仕組みを学びました。

  • 論文 医師偏在の課題と向き合う遠隔手術支援ソリューション(CiNiiで検索)
  • 論文 手術室の生産性向上に貢献する医療映像ソリューション(CiNiiで検索)
  • 現在、企業向けにIT技術者育成セミナー(ネットワーク/企業のAI導入等)を行っています。