属人化とは、ある業務のやり方や判断のコツが特定の担当者だけの頭の中にしかなく、その人以外には仕事を引き継げなくなっている状態のことです。
起こる原因
日々の業務をマニュアル化せず、口頭やその場の判断だけで仕事を進めていると起こりやすくなります。特に長年同じ担当者が一人で対応してきた業務や、専門知識が必要な業務ほど、やり方が個人の経験や勘に依存しがちです。結果として、手順や判断基準が言葉として残らず、本人以外には分からない状態になります。
放置するリスク
担当者が急な休職や退職、異動をした場合、その業務が止まったり品質が大きく落ちたりする恐れがあります。また周囲が業務内容を把握できないため、ミスやトラブルの発見が遅れやすくなります。組織としては、特定の人に業務や交渉力が集中し、後任の育成が難しくなる点も課題です。
防ぐためのポイント
業務の手順や判断基準を文書やフローチャートにまとめ、誰が読んでも再現できる引き継ぎマニュアルを作ることが基本です。一つの業務を複数人で分担・ローテーションし、日頃から情報を共有する仕組みも効果的です。マニュアルは作って終わりにせず、実際の業務内容に合わせて定期的に見直すことが大切です。
▼略歴
- 東京都世田谷区生まれ
- 経営・財務の分野を学び、建設・不動産業界にて経理部に在席。
- 家電メーカーにて直営店舗の運営やマーチャンダイザーを経験。PCのBTOビジネス推進やホームネットワークの普及推進、デジタル家電活用のセミナー講師、直営の免税店を経験。同時に、グループ企業のWEBマスターとして、ポータルサイト、eコマースサイトの制作・運営、情報セキュリティマネジメント、ナレッジマネジメントを推進。
- 家電量販店にて情報部門リーダー、都心店舗の店長を経験。その後、店舗開発部で新店舗出店時のレイアウト設計やスタッフの育成、出店準備、VMDの企画・制作などを歴任。
- システムインテグレーターとして、手術室及び血管造影室の画像・映像配信システムの開発・設計、エンジニアリングを担当。さらに、遠隔手術支援システムの企画・開発を担当し、専門誌へ医師の偏在問題に関する論文を寄稿。また、医療向けシステムやフェリーの設備を安全にリモートメンテナンスするソリューションを開発・運用。その後、会社のリブランディングプロジェクトへの参画、デジタルマーケティング組織の立ち上げ、メディカル組織のマネジメントを経験。
- 論文 医師偏在の課題と向き合う遠隔手術支援ソリューション（CiNiiで検索）
- 論文 手術室の生産性向上に貢献する医療映像ソリューション（CiNiiで検索）
- 現在、企業向けにIT技術者育成セミナー（ネットワーク／ウェブデザイン等）を主催しております。
