個人情報データベース等とは、個人情報保護法で、特定の個人を検索できるように、コンピュータなどで体系的にまとめた個人情報の集まりのことです。名刺の情報を業務で入力・整理し、名前や会社名で探せる状態にしたものも、これにあたります。
どんなものが対象になるか
パソコンの表計算ソフトや名刺管理サービスのように、氏名などで検索できる形で整理された個人情報が対象です。紙の名刺でも、五十音順や会社別に並べて、すぐ探せるように整理していれば該当することがあります。単に束ねただけで検索できない状態であれば、対象外になる場合もあります。
対象になると何が変わるか
個人情報データベース等を事業に使っている事業者は「個人情報取扱事業者」として、法律上の義務を負います。具体的には、利用目的を示すこと、安全に管理すること、本人から開示や訂正を求められたら対応することなどです。登録件数の多い少ないにかかわらず、この考え方が適用されます。
名刺管理での注意点
名刺を入力して社内で共有するときは、利用目的を決めて、誰が見られるかを必要な範囲にとどめることが大切です。メール送信やCRM（顧客管理システム）への連携でも、同じ目的の範囲で使えているかを確認しましょう。判断に迷う場合は、個人情報保護委員会のガイドラインを確認するか、専門家に相談してください。
