共同利用とは、集めた個人データを、あらかじめ決めた特定の相手と一緒に使うことです。本人に利用する項目・相手・目的・管理責任者を知らせるなどの条件を満たせば、第三者に渡したことにならず、本人の同意なしで使えます。
仕組み
個人情報保護法では、個人データを第三者へ渡すときは、原則として本人の同意が必要です。ただし共同利用の場合は、一緒に使う相手を第三者として扱わないため、この同意が不要になります。たとえば、グループ会社どうしで取引先の名刺情報を共有する場面で使われます。
満たすべき条件
共同利用するには、共同して利用すること、利用するデータの項目、利用する者の範囲、利用目的、そのデータの管理に責任を持つ者の名前や住所などを、あらかじめ本人に知らせるか、本人が簡単に知れる状態にしておく必要があります。また、利用目的は、もともとデータを集めたときの目的の範囲内でなければなりません。
注意点
共同利用の相手や目的は、あとから勝手に広げることはできません。変えたいときは、本人にあらためて知らせるなど、決まった手続きが必要です。実際に使う際は、最新の法令やガイドラインを確認し、必要に応じて専門家に相談してください。
