個人データとは、個人情報を検索しやすいようにまとめた「個人情報データベース等」に入っている個人情報のことです。個人情報保護法では、この個人データを扱う事業者に、守るためのルールが課されています。
個人情報との違い
個人情報は、名前や顔写真など「特定の個人を識別できる情報」全般を指します。そのうち、名刺を五十音順に並べた名簿や、パソコンの顧客リストのように、検索できる形に整理されたものに含まれる情報が個人データです。紙の名刺でも、体系的に整理して簡単に探せる状態なら対象になります。
事業者に求められること
個人データを扱う事業者は、漏えいや紛失を防ぐための安全管理措置を取る必要があります。また、本人の同意がないまま第三者へ提供することは、原則として制限されています。社内で名刺情報を共有したり、顧客管理システムに取り込んだりする場合も、この考え方に沿った管理が求められます。
実務での注意点
名刺をスキャンしてデータ化すると、検索しやすくなるため個人データに当たりやすくなります。利用目的をあらかじめ決め、必要な範囲で使うことが大切です。取引先から開示や削除を求められたときに対応できるよう、どこに何を保管しているかを把握しておきましょう。
