ワークフローとは、申請・確認・承認・実行といった仕事の流れを、順番や担当者を決めて整理した仕組みのことです。紙やメールで回していた手続きを、システム上で進めることを指す場合も多くあります。
仕組み
仕事を「誰が」「どの順番で」「何をするか」に分け、ルールとして決めておきます。たとえば経費精算なら、申請者が入力し、上長が承認し、経理が確認して支払う、という流れです。システム化すると、いまどこで止まっているかも画面で確認できます。
メリット
承認待ちの滞留や書類の紛失が減り、誰がいつ承認したかの記録も残ります。担当者が休んでも代理の人に回せるため、仕事が止まりにくくなります。流れが見えることで、時間がかかっている工程を見つけやすくなる点も利点です。
導入のポイントと注意点
システムを入れる前に、現在の流れを書き出し、不要な承認や重複した確認を減らすことが大切です。古い手順をそのままシステムに載せても、手間が減らないことがあります。承認の段階が多すぎると、かえって時間がかかるため注意が必要です。
