問い合わせフォームの送信やメールの受信をきっかけに、あらかじめ用意した文面を自動で送り返す仕組みです。受け取った側に「ちゃんと届いた」と知らせる役割があります。
仕組み
メールサーバーやフォーム作成ツール、メール配信サービスなどに「このメールが届いたら、この文面を返す」というルールを登録しておきます。条件に合うメールが届くと、人の手を介さずに返信が送られます。お客様の名前や問い合わせ内容を文面に差し込めるものもあります。
使いどころとメリット
問い合わせを受け付けたことをすぐ伝えられるため、相手の不安を減らせます。休業期間や営業時間外の案内、回答までの目安日数のお知らせにも向いています。担当者が1通ずつ返信する手間が減り、返信のしかたもそろいます。
設定時の注意点
自動返信は受付の知らせであり、問い合わせへの回答そのものではありません。文面には「自動送信であること」と、実際の回答がいつごろ届くかを書いておくと親切です。送信元が自動返信メール同士でやり取りを繰り返す無限ループや、迷惑メールと判定されることもあるため、導入後に必ず試し送信して確認します。
