発注書とは、買い手が売り手に対して「この商品やサービスを、この数量・金額・納期で注文します」という内容を書面で正式に伝える文書のことです。
役割と記載する内容
発注書は、注文の内容を買い手と売り手の双方が同じ形で確認できるようにするための書類です。一般的には、品名、数量、単価、合計金額、納期、支払条件、納品場所、発注日などを記載します。口頭やメールだけの注文に比べ、あとから内容を確かめやすくなります。
見積書・請求書との関係
商談では、売り手が出す見積書、買い手が出す発注書、売り手が出す請求書の順に書類がそろうのが一般的です。見積書に有効期限があるように、発注書を受け取った時点で注文の意思が正式に示されたと扱う会社が多く、売り手は納品や作業の準備を進めやすくなります。
運用上の注意点
見積書の内容と発注書の内容に食い違いがあると、金額や納期をめぐるトラブルのもとになります。発注前に見積の条件と有効期限を確認し、必要に応じて注文請書で受注を返答するなど、取引先ごとのルールに沿って運用しましょう。
