代替手順書とは、自動で動く処理が止まったときに、人が手作業で同じ仕事を最後まで進められるようにまとめておいた手順の文書です。「自動がだめなときの予備の道順」にあたります。
仕組み
自動処理が失敗したときに、誰が何を見て、どの順番で作業すれば同じ結果になるかを書き出しておきます。たとえば、請求書の自動発行が止まったら、元データを取り出して手で作り、送るところまでを順に示します。止まったことに気づいたあと、迷わず動くための文書です。
導入のポイント
自動化している業務ごとに、止まったときの連絡先、手作業の手順、終わりの確認方法を決めて書きます。画面の名前や場所、必要な権限まで具体的に書くと、担当者以外でも動けます。休み前など、担当者が不在になる前に見直す習慣をつけると、いざというときに役立ちます。
注意点
書いただけでは、実際に使えるか分かりません。一度は別の人が読んで試し、抜けや古い情報がないか確かめましょう。システムや担当者が変わったら、内容も更新が必要です。手作業は時間も間違いも増えやすいため、復旧までの一時的な手段として使います。

















